אילו מסמכים צריך להכין להגשת מכרז?

אין רשימת מסמכים אחת שמתאימה לכל מכרז. עברו על חוברת המכרז, הנספחים וההבהרות, ובנו טבלה הכוללת את שם המסמך, הנוסח הנדרש, האחראי להכנתו, תוקפו וסטטוס החתימה. בדקו אם המזמין צירף רשימת תיוג משלו.

בין המסמכים שעשויים להידרש: אישורי ניהול ספרים וניכוי מס במקור, מסמכי התאגדות ואישור מורשי חתימה. ודאו ששם המציע ומספר הזיהוי תואמים בכל המסמכים ושהאישורים תקפים למועד שנקבע במכרז.

להוכחת ניסיון ויכולת מקצועית עשויים להידרש פירוט פרויקטים, המלצות, פרטי אנשי קשר, קורות חיים ורישיונות. הכינו את הנתונים לפי השדות והתקופות שהתבקשו, ולא רק כמצגת שיווקית כללית.

בדקו אילו תצהירים דורשים אימות עורך דין ואילו אישורים דורשים חתימת רואה חשבון. הבחינו בין מסמכים שחייבים לצרף להצעה לבין מסמכים שיידרשו רק מהזוכה, למשל אישורי ביטוח או ערבויות מסוימות, בהתאם לנוסח המכרז.

לפני ההגשה, פתחו כל קובץ ובדקו שהוא קריא, מלא וחתום כנדרש. ודאו שנכללו הנספחים וההבהרות שיש לצרף, שמרו עותק סופי של ההצעה והימנעו מצירוף מידע אישי או מסחרי שאינו נדרש.